De unde a apărut necesitatea arhivării electronice a documentelor conform legii?

Documentele emise exclusiv în format electronic au un regim special de arhivare ce devine obligatoriu în cazul documentelor specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o perioadă fixă de timp, iar de aici vine necesitatea implementării unei soluții de arhivare electronică a documentelor emise exclusiv în format digital, de tipul fluturașilor de salariu sau a declarațiilor ANAF.

Procesul de arhivare electronică a documentelor însă, nu poate fi făcut în interiorul companiei, ci doar la un furnizor acreditat. Acesta trebuie să respecte cerințele impuse de semnare a documentelor în formă electronică, cu semnătură electronică extinsă valabilă a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Furnizorul trebuie să depună cheia de criptare și decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidența Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare.

Documentele electronice , odată emise din arhiva Administratorului de Arhiva Electronică au aceeași putere juridică precum semnătura olografă, ele devenind astfel documente autentice, iar în acest fel se elimină necesitatea păstrării documentelor și în format fizic sau în copie pe hârtie.