Arhivare electronică
Soluția optimă de conversie a documentelor din format fizic în format digital.
Eficientizăm timpul prin asigurarea accesului rapid la documente.
Optimizăm spațiul prin diminuarea numărului de documente fizice.
- Convertim documente în format digital, asigurând acces rapid și sigur la copia electronică a acestora.
- Vă susținem în procesul de management al documentelor prin implementarea unui sistem informatic ce transpune în format digital întregul fond arhivistic al companiei dumneavoastră.
- Aveți mereu la îndemână o copie electronică a acestuia, accesibilă oricărei persoane autorizate să o consulte, de oriunde s-ar afla.
Arhivarea electronică pas cu pas
Optimizăm procesele de conversie din format fizic în format electronic și vă susținem în gestionarea eficientă a informațiilor.
ANALIZĂ ȘI OPTIMIZARE
Identificăm și propunem soluția optimă!
Analiza
necesității
Organizarea arhivei într-o formă standardizată.
Propunem soluția optimă
Pe baza concluziilor unei analize riguroase, propunem cea mai eficientă soluție raportată la necesități, calitate și buget.
Adaptăm proiectul la bugetul dumneavoastră
Ne gândim la confortul dumneavoastră financiar și vă pregătim cea mai bună ofertă.
Fluxul de lucru și specificațiile finale
Centralizăm și transpunem cerințele dumneavoastră în etape de lucru și alocăm resursele necesare pentru implementarea proiectului.
COMANDĂ
Detaliile sunt esențiale.
Acordăm atenție maximă fiecărui proiect. Ținta noastră? Cel mai bun rezultat!
Preluare documente
Documentele ce urmează să fie arhivate sunt preluate de echipa de proiect. Procesarea lor se va face fie la sediul Zipper, fie la sediul clientului, în funcție de disponibilitate.
Validare procedură de lucru
Validam împreună fluxul de lucru și specificațiile finale de prelucrare a arhivei electronice.
Setare proiect
Configurăm parametrii de lucru conform metodologiei agreate.
PROCESARE
Pregătire, scanare performantă, validare, viteză și calitate!
Știm întotdeauna ce avem de făcut. Ne bazăm pe experiența îndelungată și pe o echipă de profesioniști la dispoziția companiei dumneavoastră. Lucrăm conform unor metodologii și proceduri standardizate, punând accent pe securitate.
Preluare
documente
Le verificăm, îndreptăm colțurile și eliminăm toate elementele metalice din documente.
Validare
documente scanate
Verificăm corectitudinea imaginilor scanate.
Export imagini
și bază de date
Descărcăm din sistem imaginile scanate și baza de date rezultată.
Scanare
documente
Scanăm documente, utilizând echipamente performante, de mare viteză.
lndexare / preluare
cuvinte-cheie
Preluăm informații/cuvinte-cheie din documentele scanate.
Bibliotecă
virtuală RepoZIP
În completarea soluției, oferim posibilitatea păstrării documentelor în biblioteca virtuală găzduită în Centrul de Date acreditat.
Reconstituire
dosare
Le refacem, readucându-le la forma inițială, anterioară procesării.
Verificare
cuvinte-cheie
Verificăm corectitudinea informațiilor preluate automat sau semiautomat.
RAPORTARE ȘI LIVRARE
Transparență și garanția lucrului bine făcut!
Asigurăm transparența în tot ceea ce facem, atât în etapele de analiză și comandă, cât și în procesarea efectivă a proiectului dumneavoastră. Aflați statusul proiectului în timp real, iar la final aveți documentele procesate.
Raportare operațiuni
Detaliem volumul de documente procesate și operațiunile executate.
Livrare arhivă prelucrată
Restituim clientului documentele procesate în format fizic și electronic.
Beneficiile Arhivării Electronice cu serviciul ZIPPER
- Acces rapid și standardizat la informații
- Acces securizat și controlat la informații
- Se reduce timpul de procesare
- Sunt eliminate costurile cu interogarea arhivei fizice
- 2 soluții de captură mature: Kofax şi TIS
- Risc scăzut de pierdere a informațiilor/documentelor
- Posibilitatea de a utiliza un document de către mai multe persoane, în același timp
- Echipa suport dedicată și specializată (sales, client account, IT)
- Mai multe resurse alocate pentru procesele proprii
- Consultanță de specialitate
De ce aveți nevoie de Arhivare Electronică?
- Documentele fizice se degradează în timp
- Capacitățile de procesare interne sunt reduse sau inexistente
- Riscul crescut de eroare în procesarea documentelor cu personalul propriu, nespecializat
- Documentele fizice nu pot fi accesate/utilizate în același timp de către mai multe persoane
- Accesul la documente trebuie să fie controlat, securizat și rapid
- Spațiile de depozitare destinate arhivei fizice pot fi gestionate mai eficient sau li se poate atribui o altă destinație
- Alocarea eficientă a resurselor proprii
- Interogarea arhivei fizice este costisitoare